名刺交換！基本の5ステップとタイミング
名刺交換の基本とタイミング
名刺交換は、あなたを知ってもらう「プレゼンテーションの場」でもあります。スマートに、迅速に、笑顔で対応できるよう、何度も練習してみましょう。名刺交換の流れを「基本の5ステップ」にまとめました。
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あらかじめ名刺入れを手元に用意しておき、すぐに名刺を取り出せるように。出した時に名前が相手のほうを向くように準備しておきましょう。目下あるいは訪問者から相手に近づき、先に名刺を差し出します。
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名刺を片手で持ち、もう片方を添えながら、相手に正面を向けて差出します。そして、社名・部署名・氏名を名乗ります。この時、相手が差出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表わすことができます。
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名刺は両手で受け取ります。お互いに同時に名刺を差し出している場合は、お互い右手で差し出し、左手で受け取ります。
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名刺を受け取ったら、すぐに右手を添えるようにします。あるいは、両手で受け取ったら「頂戴いたします。よろしくお願いします」とおじきをします。
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受け取った名刺は、すぐに名刺入れにしまいこまないで、しばらく手元に置きます。1枚のみの場合には名刺入れの上に乗せておきます。相手が複数である場合は、名刺入れは使わずに座席の順にテーブルの上に並べておくと顔と名前が一致して話しやすいです。
名刺交換、6つの注意点
名刺交換もビジネスマナーに準じて行なわれます。まず、注意すべきことを説明します。- きれいな名刺を用意する
- 角の折れている名刺、薄汚れている名刺は絶対に使わないようにする
- 財布やズボンのうしろのポケットから名刺を出さないこと
- 必ず直接相手に渡すこと
- 先方から受け取った名刺を手に持ってプラプラさせないこと
- 先方から受け取った名刺を机の上に忘れて帰ることのないように
■相手に先に出された場合
出しかけた自分の名刺は、いったん左手の名刺入れの下に持ちかえ、まず先方の名刺を受け取ります。「頂戴します」と言っていったん名刺を受け取り、その後、「申し遅れました」と述べて自分の名刺を差し出しましょう。
■名刺がない時
正直に「名刺を忘れました」と弁解するよりも、「申し訳ございません。ただ今、名刺を切らしております」と言ってお詫びするほうが、相手の心象は良いでしょう。オフィスに戻ったら、お詫びの手紙を添えて名刺を郵送します。
■一度に複数の人と名刺交換した時
あらかじめ、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出しておき、名刺、名刺入れの順に上から重ねて手に持っておきます。そこから取り出して、先方に渡すようにします。名刺は受け取ったら、名刺入れの下にある指ではさみます。上司と同行した際は、上司同士の交換が始まったら、部下同士が交換を始めます。その後、お互いの部下と上司同士が交換します。
■名刺を出さない人に対して
相手によっては名刺を出し忘れたり、名刺交換するタイミングを逃がしてしまったりするケースがあります。そういう場合には、用件が終わって帰る間際に「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？」と依頼しても、マナー違反にはなりません。
名刺交換は、多くの人と交わすことが目的ではありません。名刺はあなたの「分身」のようなものだと考えてください。名刺を悪用されることがあるため、必要のないところでは、むやみに名刺を渡さないことが得策です。
名刺交換から始まる信頼関係作り
挨拶は、ビジネスマナーの基本であり、大切な仕事です。そして、名刺交換と自己紹介は、あなたをプレゼンテーションする貴重な機会です。短い時間ですが、相手に出会えたことへの感謝の気持ちとこれから先のお互いの未来へより良い一歩が踏み出せるよう精神を研ぎ澄まし、濃密な時間を過ごしてください。挨拶や自己紹介の印象が良いと、次から相手は好んで声をかけてくれます。「こんにちは。先日お会いした○○です」
「いつもお世話になっています」
そんな挨拶がきっかけとなり、大きなビジネスチャンスをたぐり寄せることになるかもしれません。そう、いつも「見られている」という気持ちでいながら、同時にいつでもチャンスの到来に敏感でいたいものですね。
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